浅谈如何在新形势下做好综合办公室工作

综合办公室作为一个综合、全面的办事部门，是项目的重要职能部门，处于机构运转的中枢，起着承上启下、联系各方的作用，工作涉及文秘、档案、值班、信息、督查，甚至人事、宣传、保卫等繁杂的工作。近年来，在中国经济的有力带动下，不少企业的发展步伐越跨越大，对办公室行政管理工作也提出了新的要求，办公室工作的好坏，直接关系到整个政策的落实、制度的执行、工作的开展和成效的取得，对于一个项目的管理方式和管理效率具有不可估量的决定性作用。

一、充分认识到办公室工作的重要

一是发挥参谋助手作用，增强主动性。发挥好办公室的参谋助手作用，是实现决策民主化、科学化的重要环节和前提。主要体现在四个方面：为各部门及时、准确、全面地提供信息；围绕项目的施工生产组织调查研究；根据领导的意图做好重要文稿的起草工作；就重大的处理提出对策性建议。

二是发挥督促检查作用，注重实效性。督促检查是推动决策落实的重要手段，也是办公室工作的一项重要职能。办公室的督促检查作用，主要体现在协助各部门确保项目决策的贯彻执行。主要任务有三项，即图绕项目的重大决策、重要工作部署重点查办；对领导同志批示和交办事项专项查办；抓住职工反映较多、较强烈的问题主动查办。

三是发挥协调综合作用，把握全局性。协调是办公室的一项基本职能，也是保证上下两级工作正常运转的客观要求，是贯穿办公室工作各方面的一项重要任务。办公室处在沟通上下、联系左右的枢纽位置，通过办公室这个运转枢纽，切实做好全局性的协调工作，促使上上下下围绕中心、方方面面形成合力，同向运转，协力推进。要通过办文、办会、办事等日常工作的高效运行，及时向基层和部门传达企业的工作意图，使企业的决策部署得以迅速贯彻落实，搞好协调综合工作，对于办公室职能的有效发挥起着非常重要的作用。

总之，办公室工作作用发挥的好与坏，直接关系到领导和项目的办公运行，关系到项目决策的部署和落实，要充分认识到办公室工作的重要性和艰巨性，高标准、严要求，提效率、促成效，推动项目管理水平的不断提高。

二、明确认清办公室工作的短板

作为一名办公室工作者，要想真正做好办公室工作，就要不断更新思想方式方法，不断学习借鉴好的工作形式，不断充实自身的业务素质能力，要明确工作目标，清醒的认识到自身的责任和定位，培养工作的激情与活力。现在，就多年的办公室工作经验，就部分办公室工作人员工作中存在的问题浅谈几点不足，希望对从事办公室工作的同事有所惊醒和帮助。

一是工作目标不明确。部分办公室人员对办公室整体工作缺乏总体目标和规划，不清楚办公室工作应该做到什么程度、什么样子，以及向一个什么方向发展。对个人而言，对自己的岗位也缺乏正确定位，上级安排一件事就做一件事，缺乏自己工作规划和目标，不会积极主动去恩考，规划以后的工作，工作中处于被动状态，缺乏主动意识。

二是服务对象不清楚。部分办公室人员服务对象不仅仅是上级领导，还有基层职工。部分人很多时候都是认为只要领导交办的眼前事情做完做好就行，对基层职工的需求不急、不管、不问，欠缺工作重心与责任心。

三是自身职责定位不准。部分办公室人员没有明白办公室工作就是服务的基本职责，认为办公室是中枢，是指挥机构，什么都做单方面决定，而不是先向领导与基层职工征求工作意见和建议，造成制定的许多办法和措施得不到领导的肯定和职工心悦诚服的执行。

四是工作措施创新不够。目前，办公室的工作措施基本上是延续老一辈工作者工作经验，照葫芦画瓢，其管理方式也基本是按照岗位职责上面规定的主要事项而进行。办公室没有根据时间、地点、人员、机构、工作要求和社会形势等客观环境的变化而完善相关措施，更没有提出新颖的创新举措来提高工作效率。

五是部分人员缺乏激情与活力。工作不紧不慢，不讲速度，人员精神面貌萎靡不振，没有进取之心，对待来人来客不热情，协助工作不热心，不积极主动为领导建言献策，对待工作遇事拖沓、办事推诿。甚至有部分人觉得工作创新思路提得越多就是给自己增加更多麻烦。

三、多举措提升办公室工作的能力

办公室是项目部的一个很重要的形象窗口， 是沟通和联系其他部门的纽带，也是为领导决策服务、为其他各部门服务的综合性部门，对于如何提高办公室工作能力，笔者有几点建议。

一是平时的工作应紧紧围绕阶段性重点工作来做，围绕每一阶段的重点工作的完成情况进行布置和安排，实时了解公司当前的工作中心任务和存在的主要问题，不断提高认识水平和判断能力。办公室有许多比较紧急的事和杂事，还有些比较复杂难完成的工作，所以必须集中精力从主要到次要，合理安排人员搭配，处理好完成重要工作和次要工作的关系，使大家在遵守原则的基础上又不显得呆板。

二是综合办公室有一个最大的工作特征，就是有许多服务性的工作，其主要也就是两个方面，第一就是“政务”，主要是上传下达、综合协调、督促检查等工作，在这一方面，办公室人员需要做到的就是能帮领导出好主意，或是想办法给领导好的建议，把领导交代的事情办好，能迅速准确的贯彻领导的意图；第二个就是“事务”，主要是辅助性、手段性和事务性的工作，在这一方面，办公室人员要做好的就是让其他部门“满意”，再麻烦的事情也要任劳任怨，学会埋头苦干但又要经常总结，做到任何工作都有布置、有检查、有督促、有落实，同时，在做好服务性的工作方面还需要有宽阔的胸襟、良好的心态，有甘愿为大家服务的热情。

三是综合办公室现在的工作也是复杂多变的，这就要求办公室人员要有一定的创新意识。首先应该做到的就是创新观念，必须要适应形势的变化和发展，开拓思维，勇于在各项工作中实践新方法；其次还应该具备的就是创新管理，时代在不断进步，必然衍生很多新生事物、新手段，办公室人员要紧跟时代潮流，结合实际工作及时将新生事物、新手段加以推广应用，不断改进工作中的管理方式和手段，并不断总结、改进，这样才能将管理水平推向一个更高的高度。

四是立足本职、提高素质。办公室工作多而杂，要经常性地进行梳理、总结、归纳，做到心中有数，按部就班推动各项工作。基于施工企业办公室人员缺少专业型的人才，有许多工作都是在边学习、边实践、边总结中逐渐推进，所以这就要求办公室人员平时要从细节方面严格要求自已，平时多看相关书籍、资料、文件，有机会多练笔、勤动手，不断提高自己公文写作的能力；在沟通协调性的工作方面多观察、善动脑，虚心听取别人的建议，不断完善自己。